Comment organiser une rencontre régionale ?

Afin de se rapprocher des adhérents et de rencontrer les anciens de l’ENGEES, l’Amicale des Ancien(ne)s de l’école (AMENGEES) souhaite développer les animations régionales. Celles qui ont été réalisées ces dernières années ont toutes satisfait les participants qui ont manifesté leur intérêt pour ce type d’initiatives.

La plupart des rencontres se passent sous la forme d’un repas (vendredi soir ou samedi soir). Certaines sont précédées d’une visite technique ou touristique.

Organiser une rencontre régionale peut rebuter certains, mais il faut savoir que l’AMENGEES apporte son soutien à ceux qui les prennent en main. Ce petit texte a pour objectif de leur faciliter la tâche.

Les rencontres régionales regroupent les anciens élèves, amicalistes ou non, d’un périmètre géographique donné (plusieurs départements lorsque la région ne permet pas le déplacement sur de grandes distances (Aquitaine, PACA pour ne citer qu’elles), d’une région ou de deux régions voisines lorsque la rencontre se fait dans une ville « frontière »).

La commune doit être facile d’accès pour toutes et tous (voiture, bus, train) avec des possibilités de retour à l’heure de sortie du dîner. Pour tous ces détails, l’AMENGEES est là pour suppléer l’organisateur/trice en lui donnant un maximum d’informations lorsque cela est possible. Rien ne remplace par contre le fait d’avoir un intervenant local car c’est souvent ce qui fait venir à la rencontre.

Il suffit alors de demander à Yamina (contact[chez]amengees.org) la liste des adresses mail des ancien(ne)s présents dans la région. Une fois la date et le programme choisis, il faut adresser un message d’information à cette liste, avec copie à Stéphane Guesney (s.guesney[chez]laposte.net) et Nicolle Mathys (nicolle.mathys[chez]cemagref.fr ), chargés de l’animation régionale au sein du conseil d’administration.

Yamina peut se charger d’envoyer le message à la liste, mais il peut être utile d’envoyer soi-même le message ce qui permet d’entrer en contact direct avec les collègues. Ils ne demandent en général pas grand-chose, souvent des conseils de direction pour venir ou s’il y a de la place pour se garer. Rien d’insurmontable donc.

Dans ce cas, il est recommandé de transmettre à Yamina les retours en erreur d’adresses. Si cela prend trop de temps de les compiler dans un tableau, lui mettre simplement un mail disant que tous les messages qui vont être transmis de votre adresse mail prochainement sont des messages d’erreurs reçus en retour.

Lors de ces réunions, l’amicale offre l’apéritif aux participants (dans la limite de 5€ par personne) et éventuellement prend en charge les frais de visite, lorsqu’il y en a. Les participants paient leur repas. En échange, l’organisateur/trice se munit d’un Guide Professionnel à laisser en libre consultation à la table et distribue un bulletin d’adhésion à tous à la fin du repas, libre à chacun ensuite de l’utiliser ou non bien entendu.

A l’issue de la rencontre, l’organisateur fait un petit compte-rendu de quelques lignes, si possible avec une ou deux photos, qu’il envoie à Yamina, avec copie au président (president[chez]amengees.org) et qui sera inséré dans le bulletin "Contact" suivant.

Il faut faire attention à bien contacter les retraités de la région. Tous ne sont pas joignables par mail, il faut donc voir avec Yamina qui les contactera par courrier ou téléphone.

MERCI A VOUS TOUS !